Cómo sacarle provecho al tiempo

¿Cuántas veces ha sentido que hace demasiadas cosas al día o durante un período determinado, pero, al final, tiene la sensación de que no avanzó mucho, de que no terminó o no realizó la cantidad de actividades que tenía planeadas para ese tiempo? Esa percepción es muy común entre las personas, y sucede porque se tiene la idea de que se deben hacer muchas cosas en un mínimo de tiempo o varias actividades a la vez, priorizando la cantidad en vez de la calidad. En la era del “hacer más”, a menudo, confundimos productividad con eficiencia, pero ser eficiente con el tiempo no se trata de llenar cada minuto, sino de usarlo con intención y hacer lo realmente importante, con menos desgaste.

A continuación, le brindamos una guía práctica dividida en enfoques clave, para aprovechar más su tiempo:

Priorice lo importante, no lo urgente

Aunque suene un tanto contradictorio, no todo lo urgente es importante. Es fundamental aprender a distinguir entre lo que debe hacerse ahora y lo que sólo parece urgente, pero puede esperar. Una herramienta simple para clasificar y priorizar las tareas, y decidir qué hacer primero, es la caja de Eisenhower (o matriz importante-urgente), que consta de un cuadro, dividido, a su vez, en cuatro cuadrantes; cada uno representa una categoría diferente de importancia:

·       Urgente e importante

·       Urgente pero no importante

·       No urgente pero importante

·       No urgente y no importante

Con base en esa matriz, se puede definir más fácilmente qué tareas requieren mayor y pronta atención, y cuáles pueden esperar, asignársele a otra persona, o bien, desecharse.

Planifique con sentido

Dedique 10 minutos al inicio o final del día para planear sus actividades. No más. Use la regla 1-3-5, que significa realizar una tarea grande, 3 medianas y 5 pequeñas. Esto mantiene la productividad, pero sin abrumarnos. Es importante fragmentar el tiempo en bloques concretos y administrarlos de la manera que mejor convenga, como si fueran citas, para realizar las actividades priorizadas y otras de la vida diaria (trabajo, descanso, comidas, etcétera).

Reduzca las distracciones reales

Identifique aquello que sea una distracción para usted al momento de estar realizando una tarea muy importante o que requiere toda su atención y bloquéelo. Apague lo innecesario, como el teléfono, la TV o, incluso, la música. Las notificaciones u otras pequeñas distracciones no son inofensivas; cada una interrumpe la concentración, y cuesta minutos valiosos en retomar el hilo de lo que se estaba haciendo, lo que puede llevar, también, a cometer errores.

Ahora bien, si considera que no puede desconectarse del todo del correo, ciertas notificaciones del celular o de otro tema, emplee la técnica Pomodoro, que consiste en 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Después de cuatro ciclos, tome un descanso más largo. Esto ayuda a entrenar la atención como un músculo: si se dispersa, hay que regresarla con paciencia.

Simplifique decisiones repetitivas

Tener decisiones predefinidas para lo cotidiano (lavar la ropa, lavar trastes, limpiar zonas de la casa, etc.) ahorra energía mental, porque ya no nos tenemos que desgastar pensando en qué momento realizarlo. También, ayuda mucho el automatizar todo lo que se pueda: pagos, listas de compras recurrentes, respuestas por correo, entre otras cosas.

Haga una sola cosa a la vez, pero bien

La multitarea consigue que se realicen muchas actividades, pero compromete la calidad, ya que cambiar constantemente de foco disminuye el rendimiento y eleva el estrés. Como bien se dice, en ocasiones, “menos es más”, por lo que, en vez de avanzar dos cosas al 50 %, es mejor hacer una al 100 %.

Aprende a decir “no”

Este punto refiere a aquel refrán que dice “el que a dos amos sirve, con uno queda mal”; y es que, muchas veces, por querer ser demasiado servicial con los demás, abusamos de nuestra capacidad de respuesta y nos sobresaturamos de tareas, lo cual es un error. Cada “sí” para los demás es un “no” a nuestro tiempo personal o a algo más importante. Perdamos el miedo a negarnos; hay que decir “no”, con amabilidad y claridad. No se tiene que justificar todo; con decir “Gracias por pensar en mí, pero esta vez no podré” es suficiente. O bien, se pueden ofrecer alternativas, si lo creemos necesario, que se ajusten a nuestro tiempo y dinámica.

Evalúe y ajuste

Una vez a la semana, revise su dinámica de actividades, valorando ¿qué fue bien? ¿qué le hizo perder tiempo?, ¿qué funcionó  y qué no?, etcétera. La idea es ajustar el plan a uno mismo, no ajustarse uno mismo al plan. Ser flexible es parte de ser eficiente.

Herramientas útiles para empezar hoy

• Trello o Notion: Son aplicaciones que ayudan organizar tareas visualmente.

• Forest: Es una aplicación cuyo objetivo es evitar que la persona se distraiga durante el tiempo de enfoque que ha definido. Cada vez que el usuario elige concentrarse en una tarea marcada durante un período determinado, se planta un árbol virtual, que crece mientras la persona permanece enfocada, sin usar el teléfono. Si eso sucede, el árbol muere. Lo bonito es que las monedas acumuladas dentro de la app se pueden donar a Trees for the Future, para la plantación real de árboles.

• Google Calendar: Para organizar todos los pendientes o citas planeadas durante el día, semana o mes.

  
  

Ser más eficiente con el tiempo no es vivir apurado, es vivir con intención. Pequeños ajustes en la rutina pueden tener un gran impacto, porque, al final, el tiempo bien usado se siente más ligero, más pleno y mucho más propio.