Una de las modalidades de comunicación que ha tenido un amplio desarrollo en las últimas cuatro décadas han sido las videoconferencias o videollamadas, que fueron mejorando su calidad de acuerdo al trabajo de las firmas de telecomunicaciones que vieron en este nicho una oportunidad de servicio y de expansión a futuro; y es que las primeras versiones tenían limitaciones técnicas, como un sonido deficiente y baja calidad en la transmisión de imágenes, así como restricción en el número de participantes.
No obstante, este año, debido a la necesidad de quedarnos en casa para mantener la sana distancia, las videoconferencias se han convertido en el recurso más usado para trabajar, estudiar, tomar cursos, saludar a la familia o festejar un cumpleaños, haciendo, simbólicamente, acto de asistencia.
Siendo entonces un recurso tecnológico en auge, casi para cualquier actividad, no ha estado exento de incidentes que forman parte de su empleo cotidiano, sobre todo de situaciones que revelan comportamientos jocosos, fallas técnicas (aún) y actitudes muy espontáneas, que han dado de qué hablar, generando un verdadero problema para quien los experimenta.
Sólo basta recordar al profesor Robert E. Kelly, un analista político en asuntos intercoreanos y profesor de ciencias políticas de la Universidad Nacional de Pusan, quien, el 10 de marzo de 2017, saltó a la fama en las redes sociales, junto con su familia, debido a que, en una entrevista en vivo, hecha por la BBC World News, vía Skype, fue interrumpido por sus pequeños e inquietos hijos y por su esposa, quien entró a sacarlos de la habitación. El hecho generó que el video fuera visto y comentado millones de veces y que diera pie a que, incluso, el académico fuera entrevistado una y otra vez acerca del incidente. Con ello, su vida dejó de ser privada, convirtiéndose, en horas, en el “papá de la BBC”, ya que la espontaneidad de esa interrupción dio pie a múltiples comentarios; muchos de desaprobación, pues la entrevista con la cadena televisiva giraba en torno a un asunto político de Corea del Sur y formaba parte de su noticiero.
Con el paso del tiempo, y gracias a los miles de mensajes provenientes de todas partes del mundo, el profesor reconoció que muchas personas se vieron a sí mismas en sus zapatos, “luchando por equilibrar el trabajo y la vida”. Por supuesto, como todo se vuelve tendencia, más tarde, otros incidentes semejantes se fueron volviendo trending topic en las redes.
A continuación, algunas recomendaciones que evitarán situaciones comprometedoras en las videoconferencias, sobre todo aquellas de trabajo o de estudio.
1. Cuidar la distancia con respecto a la cámara, que debe ser aproximadamente la misma que hay de la cabeza al pecho; de lo contrario, se deforma el rostro y no se ven las manos, que sirven para expresarse.
2. Estar alerta con lo que hay detrás, pues mucha gente que está conectada, en gran parte, está atenta a lo que ve en pantalla, más que a lo que se comunica.
3. Si se vive con alguien, antes de conectarse, ponerle sobre aviso, con el fin de evitar en lo posible interrupciones y ruidos de fondo, incluso, situaciones muy personales.
4. Prepararse antes de encender la cámara; es decir, peinarse o limpiar los anteojos, por ejemplo, previamente en el espejo del tocador, y no frente a la cámara encendida.
5. Enfocar bien la cámara antes de presionar el botón de encender o grabar, ya que lo que se puede estar mostrando son sus pies, su estómago u otras áreas del lugar.
6. Recordar que la videoconferencia se puede estar grabando (muchas veces con la finalidad de hacer un resumen), así que ¡cuidado! porque todo puede volverse público.
7. Cuidar de no hablar mal de otras personas, creyendo que no están conectadas; puede ser que también lo estén y no nos hayamos percatado de ello.
8. En caso de una interrupción importante que amerite, por ejemplo, hacer una llamada, lo mejor es pedir permiso al moderador, apagar el micrófono y el video, sin desconectarse; ya que, de no hacerlo, todos pueden enterarse.
9. Siempre saludar, demostrando energía, disposición y ánimo de participar, porque, finalmente, eso comunica.
10. Mirar a la cámara al momento de estar expresando algo, ya que hacerlo hacia otra parte tiene un efecto negativo en nuestro interlocutor, es decir, hay comunicación, pero no conexión.
11. En caso de vestir con ropa informal (al menos de la cintura para abajo) y tener la necesidad de moverse durante la conversación, es mejor apagar la cámara para no ser visto.
12. Poner atención a lo que se expone, evitando distraerse con cualquier cosa (como pueden ser las redes sociales, la televisión, el celular, etcétera), ya que en cualquier momento se puede ser objeto de cuestionamiento sobre algún asunto.
13. Los expertos en comunicación sugieren que en reuniones en las que hay desde seis personas conectadas, alguna de ellas asuma el rol de coordinador, dando la palabra a quien lo solicite de manera ordenada, evitando así interrupciones de unos y otros, al igual que los silencios incómodos.
14. Durante el encuentro virtual, se puede llegar a mostrar inconscientemente un rostro de aburrimiento, de cansancio, de hastío o de sueño, así que, de vez en cuando, es bueno mirar a la cámara para checar qué están viendo los demás.
15. Hasta no apagar el micrófono, la cámara y desconectarse, no se está fuera de la conversación; se han dado casos en los que, creyendo que la sesión ha terminado, alguien se despide y hace comentarios negativos sobre el encuentro, lo cual le puede generar algún problema.
16. Tanto el audio como el video son muy importantes, sin embargo, en casos de mala conexión, el audio tendrá la preferencia, pues si no es bueno, la gente no entenderá el mensaje.
17. La iluminación es otro recurso valioso. Siempre es mejor la luz frontal y, de preferencia, que sea natural. Ubicarse, por ejemplo, delante de una ventana hará que se parezca a una silueta oscura.
Primera llamada…
Antes de todo, revisar la conexión, el entorno, nuestro aspecto, dejar los pendientes arreglados, ir al baño, acercar un vaso con agua, pluma y papel, y ahora sí, estamos listos para encender el micrófono y la cámara.
Estos fueron algunos tips que pueden ayudarnos en tiempo de videoconferencias, aunque seguramente se nos escapan otros. No importa que no seamos expertos, la intención no es convertirnos en personajes que saben posar frente a una cámara, pero nos daremos cuenta de que la imagen y la actitud comunican todo el tiempo, y si se trata de un trabajo, mucho más.
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